Application mobile terrain : faut-il équiper vos techniciens ?

Vroomly lance une application pour les garages. Fonctions utiles, hors ligne, géolocalisation et budget : ce qu'une application mobile terrain change pour vos techniciens.

Une application mobile terrain permet à vos techniciens, livreurs ou chefs d'équipe de consulter leur planning, remplir un rapport d'intervention, prendre des photos et faire signer le client depuis leur téléphone, sans repasser par le bureau. Elle se justifie quand vos équipes passent plus de temps chez les clients qu'à un poste fixe et que des informations se perdent en route : bons papier ressaisis le vendredi, photos envoyées sur une messagerie personnelle, devis qui partent avec trois jours de retard. Avec deux salariés et un carnet à souches qui tient la route, ce n'est pas votre priorité.

Le sujet revient dans l'actualité. Le 2 novembre, Vroomly a lancé son application mobile pour les garages indépendants, sur iOS et Android. Une trentaine de réparateurs l'ont testée pendant quatre semaines avant sa sortie. Depuis leur téléphone, ils commandent des pièces et suivent leurs livraisons. Les ateliers abonnés à son logiciel de gestion consultent aussi l'agenda par mécanicien, créent un devis et l'envoient au client par SMS, courriel ou WhatsApp. Son dirigeant, Alexis Frèrejean, parle de mettre « l'atelier entier dans la poche du garagiste, sans rien changer à sa façon de travailler ».

Cette promesse parle à bien d'autres métiers. Un chauffagiste, une entreprise de nettoyage ou un technicien de maintenance d'ascenseurs vivent la même chose : le travail se fait dehors, mais l'information reste coincée au bureau.

Qu'est-ce qu'une application mobile terrain, concrètement ?

C'est une application installée sur le téléphone ou la tablette de vos équipes, reliée à la même base de données que l'outil utilisé au bureau. Ce qu'un technicien saisit chez le client apparaît aussitôt côté administratif, et inversement. Personne ne recopie quoi que ce soit.

Prenons un exemple fictif. Une entreprise de chauffage d'Aix-les-Bains emploie six techniciens. Chaque soir, ils rapportent des bons d'intervention papier que l'assistante ressaisit le vendredi pour facturer. Avec une application, le technicien remplit son rapport sur place, photographie la chaudière, fait signer le client sur l'écran. La facture peut partir le soir même, et le prochain technicien qui passe chez ce client voit l'historique complet.

Quelles fonctions sont vraiment utiles sur le terrain ?

Les équipes terrain ont peu de temps et souvent des gants aux mains. Les applications qui marchent font peu de choses, mais les font vite. Voici ce que l'on retrouve dans la plupart des projets utiles :

• Le planning du jour, avec l'adresse et l'itinéraire en un geste.
• La fiche du client et l'historique des interventions sur son équipement.
• Le rapport d'intervention, avec photos, temps passé et signature du client.
• Les pièces utilisées ou à commander, pour que le stock du véhicule reste juste.
• Un devis ou un bon de commande simple à envoyer depuis le chantier.

Le reste peut attendre une deuxième version. Partir d'un périmètre réduit, tester avec deux ou trois techniciens volontaires, puis élargir : c'est la logique d'un MVP, que nous détaillons dans notre article sur les délais et étapes d'un MVP d'application mobile.

Photo : Robert Penaloza sur Unsplash

L'application doit-elle fonctionner sans réseau ?

Pour beaucoup d'entreprises de la région, oui. Une chaufferie en sous-sol, un chantier en fond de vallée ou un chalet en altitude au-dessus d'Annecy suffisent à couper la connexion. Si l'application se bloque à ce moment-là, le technicien ressort son carnet et tout le projet perd son intérêt.

Une application conçue pour le hors ligne enregistre les saisies sur le téléphone, puis les envoie dès que le réseau revient. Il faut aussi prévoir ce qui se passe quand deux personnes modifient la même fiche entre-temps. Ce point se règle à la conception, pas après coup, et il pèse sur le choix technique : une simple page web dans le navigateur convient pour consulter un planning, alors qu'une application installée gère mieux le travail sans réseau, l'appareil photo et les notifications.

Peut-on géolocaliser ses techniciens avec l'application ?

Oui, mais dans un cadre précis. En France, la CNIL encadre la géolocalisation des véhicules des salariés. Elle l'admet par exemple pour mieux répartir des interventions sur des lieux dispersés, comme envoyer le technicien le plus proche d'une panne. Elle l'exclut pour surveiller un salarié en permanence ou pour suivre sa position en dehors du temps de travail, et le salarié doit pouvoir couper la localisation en dehors de ses heures.

Les données ne se gardent pas indéfiniment. La règle générale est de deux mois, avec un an possible quand elles servent de preuve des interventions réalisées. Les salariés doivent être informés avant la mise en service. Si vos équipes interviennent aussi en Suisse, la loi fédérale sur la protection des données s'applique à côté du RGPD : mieux vaut en tenir compte dès le cahier des charges.

Application du marché ou application sur mesure ?

Pour de nombreux métiers, des éditeurs proposent déjà une application prête à l'emploi, comme Vroomly pour les garages. Si l'une d'elles colle à votre façon de travailler pour un abonnement raisonnable, prenez-la. Vous gagnerez des mois.

Le sur mesure se justifie dans deux cas. Soit votre processus a des particularités qu'aucun outil du marché ne gère sans contorsions. Soit vos données vivent déjà dans un logiciel sur mesure ou un outil interne, et l'application doit s'y brancher plutôt que créer un second système à synchroniser. Nous avons détaillé les critères de choix dans notre comparatif logiciel métier ou SaaS.

Dans le second cas, le travail porte autant sur la connexion au logiciel existant que sur les écrans eux-mêmes. C'est ce que nous faisons au quotidien en création d'applications mobiles iOS et Android, à partir de ce que vos équipes font réellement sur le terrain.

Combien coûte une application mobile pour vos équipes terrain ?

Chez METEORA, un premier MVP d'application mobile démarre dès 4 900 CHF / 4 900 €. Le budget final dépend surtout de quelques choix : le travail hors ligne, la connexion à un logiciel existant, la signature et les photos, le nombre de profils d'utilisateurs. Une application réservée à vos salariés n'a pas besoin d'être mise en avant sur les stores, mais elle doit quand même être distribuée et mise à jour proprement sur chaque téléphone.

Pour avoir un premier ordre de grandeur selon vos fonctions, vous pouvez estimer le coût de votre application en quelques minutes. Pensez aussi à compter le temps gagné : si chaque technicien évite une demi-heure de saisie par jour, le calcul se fait vite.

Si vos techniciens remplissent encore des bons papier, racontez-nous une de leurs journées. Depuis Rumilly, nous regardons avec vous ce qui coince entre le terrain et le bureau, et nous vous disons franchement si une application est la bonne réponse.